Dream Interpreter AI™

Optimizing Monthly Closure and Timesheet Processing

- a folyamatba be kell építeni az egyedi timesheet és summary timesheet összehasonlítását (rekord szinten egyedi kulcs mentén, illetve leíró adat tekintetében). Értesítés érkezzen a nem egyező adatokról amiben látni lehet hogy hol térünk el. Hogy ez a folyamat elején vagy a 10. pont után legyen az István döntése. A folyamatábrán szeretnénk látni, hogy hol melyik a forrás. - 11. pontnál szükséges egy dashboard ami ügyfélre szűrve mutatja, hogy a kerethez képest mennyit dolgoztunk (1. box: ügyfél, keretóraszám, tanácsadók külön, tanácsadói órák, 2. box a tanácsadó napra lebontott órái). Ez a felületen lehessen választani, hogy milyen forrásból dolgozik a felület (egyedi vs summary). - 11. pontnál értesítés jöjjön bármilyen irányú eltérésről (ha keretnél kevesebb vagy többet dolgozunk). - 11. pontnál lehessen látni hogy halmozva hogyan állunk a keret és a timesheet-elt órák tekintetében (ez lehetne a 3. box) - a folyamatot ki kell egészíteni az ügyféltimesheet-ek előkészítésével. Ennek az ellenőrzést követően kell megtörténnie, Kinga kiküldetlen email-ei közé, csatolmányként az excel. Kezdetben ez működhet úgy is, hogy egy meghatározott drive mappába generálja Sárika, majd Kinga át tudja még nézni @Gabriella Kinga Molnár küldj kérlek pár email-t hogyan szoktad kiküldeni - a folyamatot ki kell egészíteni a könyvelésre küldött bérszámfejtési excel feltöltésével (drive dokumentum). Ezt Kinga le tudja ellenőrizni. - a folyamatot ki kell egészíteni a TIG-ek előkészítésével (egyenlőre ez nem elsődleges scope, de legyen rajta a folyamaton) Hóvégi zárás folyamat leírása 1. Tanácsadók havi munkája A tanácsadók timesheetjének feldolgozása esetén a legelső dolog az, hogy legalább 1 héttel a hónap utolsó napja előtt egy e-mailt küldök ki nekik, amelyben leírom mikorra zárják le a timesheetet és megkérem Őket,hogy jelezzenek amikor készen vannak. Ez a dátum általában a hónap utolsó napja. Amennyiben a hónap vége hétvégére esik, akkor már péntekkel kérem tőlük a lezárást, lévén, hogy hétvégén nincs munka. A másik kivételes eset, amikor a lezárást korábbra kérem, az pedig az, amikor esetleg ünnep vagy hosszú hétvége befolyásolja. Ezekben a ritka esetekben Zsolttal egyeztetek milyen dátummal kérjük, hogy legyen készen a timesheet. Amennyiben korábban kell lezárniuk mint az utolsó munkanap, olyankor a kérés az, hogy előre töltsék ki. A tanácsadók esetében elsőként a saját maguk által napi szinten vezetett timesheetjüket átnézem a következő szempontok alapján: I. Egyéni timesheet ellenőrzése: 1. Hány hivatalos munkanapos a hónap? N 2. Hány százalékos ember: Hány napos az ember (heti vagy havi) szerződése? Heti 5 vagy heti 3? – Peti-Kinga táblázatából veszi 3. Elvárt óra (elvárt): Átlagban megvan-e az N x 8 x szerődött %? 4. Billable bh, nonbillable nbh és leaves vih (Vac/Illness) = az elvárt óra? 1. Ha nem, akkor hiba, nem dolgozott vagy félrekönyvelt 5. Minden napra van-e beírva valami? 6. Távollétek ellenőrzése? Mennyisége pontos-e? 1. alkalmazottak 1. Vacation mennyisége jóvá lett-e hagyva? Szabi táblában benn van-e? Könyvelésnek is le kell adni, hogy számfejtsék és fogyjon 2. Illness távollét esetében: van-e táppénzes papírja b. Alvállalkozó (számlás és megbízásos) 1. Vacation mennyisége jóvá lett-e hagyva? Szabi táblában benn van-e? Könyvelésnek NEM kell leadni 2. Betegszabit nem vizsgáljuk, csak, hogy be van-e írva 7. Nonbillable nem túl sok-e? A megengedett az a heti 1 óra, ha eltérés van, az előre jóvá kellett volna hagyatnia DM. – jelezze, mint eltérést és DM átnézi, leokézza (a dashboardon legyen: dátum, mennyiség, a task leírása, activity type ügyfél) 8. Billable ellenőrzése . Pl. tudjuk, h az Allianznál heti 3 napot rendeltek, ezért ezt szeretnénk kihasználni de nem túllépni. — eltérést jelezni, DM leokézza – melyik ügyfélnél mennyi a megrendelt volumen táblázat is kell? • Kitöltésre került-e minden nap teljes egészében (időintervallum, activity type, ügyfél) • Az adott hónap összes munkanapját tekintve, dolgozott-e minden nap az érintett tanácsadó. Például, ha egy hónapban összesen 20 munkanap van, akkor valóban megvan-e a 20 ledolgozott munkanapja a munkavállalónak. Kivételt képez értelemszerűen az, ha szabadságon volt az illető, de a timesheetben ezt is vezetnie kell természetesen. • Amennyiben a fenti két pont teljesült, akkor ellenőrzöm a timesheeteket óraszámokat illetően. A timesheet az activity type alapján az adott napi tevékenységet automatikusan besorolja billable vagy non-billable kategóriába. Ezek alapján pedig megnézem, mennyi volt az adott hónapban az össz teljesített óraszám és ez hogyan oszlik meg billable és non-billable órákra. A szabadságokat “vacation”-ként kell beírniuk és ebben az esetben jelenik meg a non-billable(leaves) kategória, amennyiben volt szabadságon a munkatárs az adott hónapban. • Az óraszámok szűrésre kerülnek ezek után ügyfél szempontból is, hogy melyik ügyfélnél hány óra teljesítése volt az adott tanácsadónak. • Amennyiben a fent leírtak egyeznek, a “new consultant timesheet xy” táblázat ellenőrzése készen van. II. A tanácsadó által vezetett timesheetet ezután a “Sprint Summary” táblázattal kell összehasonlítanom. – meg kell egyeznie a new consultant ts-el 100%-ban • A táblázat summary fülére bekerülnek a tanácsadói timesheet adatai, tehát a két táblázatnak ez alapján egyeznie kell. A summary fülön gyakorlatilag ugyanazok a szempontok érvényesülnek tanácsadó szempontból. • A táblázatban szereplő adatokat leszűröm kiválasztva az adott tanácsadót valamint az aktuális hónapot. • Majd megnézem, hogy minden munkanap megvan-e ebben a táblázatban is. Ezek után pedig megnézem itt is az összesen teljesített óraszámot, amelyet utána leszűrök billable és non-billable órákra is. • Az utolsó szempont pedig itt is az ügyfélre szűrt adatok ellenőrzése. Amennyiben a fenti két táblázat adatai minden fent leírt szempontból egyeznek, abban az esetben a tanácsadói munkák feldolgozása késznek tekinthetőek a Zsolttal való egyeztetésre és ezután küldhetőek bérszámfejtésre. Amiben az AI asszisztens sok segítséget tudna szerintem nyújtani: • A new consultant egyéni timesheetet ellenőrizze le • A két táblázat összehasonlítása a fenti szempontok alapján. • A munkanapok számát tekintve ellenőrizni az adott hónapot. • A két táblázat adatainak ellenőrzése, hogy minden adat átkerült-e a tanácsadói timesheetből a summary fülre. • Amennyiben bármilyen hibát észlel az asszisztens, abban az esetben pedig egy e-mailt küld a megadott címekre, amelyben a problémás tételeket felsorolja és nekem már csak azokat a tételeket kell felülvizsgálni, hogy miből eredhet a hiba. • Jó lenne egy olyan funkció is szerintem, amely arra szolgál, hogy a hibaüzenetek kijavítása után egy parancs kiadásával újra ellenőriztethessem az asszisztenssel, hogy maradt-e még fent probléma. III. Könyvelés, bérszámfejtés táblázatának elkészítése 2. Bérszámfejtéshez kapcsolódó információk • A bérszámfejtéshez két táblázatot szoktam készíteni. • Az egyik a teljesítménybéres munkavállalóink adott havi munkaóráit tartalmazza lebontva 3 részre. Billable / non-billable / non-billable (leaves) tételek. • Ezeket az adatokat a fenti két táblázat egyeztetése után szoktam a Sprint Summary táblázat summary füléről kimásolni. Ehhez a mappánkba feltöltök egy minta táblázatot, most még adatok nélkül, hogy látható legyen a formátuma. • A második táblázat minden aktív munkavállalót tartalmaz. Ide beleértendőek a megbízási jogviszonyos munkavállalók is. Ehhez is feltöltök adatok nélkül egy mintatáblázatot, amelyben ennek a formátuma is átlátható lesz. Ebben feltüntetésre kerülnek a szabadságok, valamint amennyiben van plusz bérszámfejtendő összeg esetleg, és a megbízási jogviszonyok esetében pedig minden hónapban az adott óraszámok. • A szabadságok esetében van egy minden munkavállaló által elérhető táblázat, amely forrásként szolgálhat az asszisztens számára a kitöltést illetően. Amiben az AI asszisztens sok segítséget tudna szerintem nyújtani: • A teljesítménybéresek táblázatának esetében a megfelelő adatokkal feltölteni a számfejtésre küldendő táblázatot. • A minden munkavállalót tartalmazó táblázat esetében pedig, első körben most az lenne az én ötletem, hogy lehetne egy olyan opció, amellyel az általam kitöltött táblázatot leellenőriztetem az asszisztenssel, hogy minden egyezik-e. • A szabadságok esetében a sprint szabadságok táblázattal vetné össze az általam beírt adatokat, a megbízási szerződéseseket illetően pedig az általuk vezetett timesheettel vetné össze az általam beírt órák számát. • Amennyiben nem talál hibát, abban az esetben küldhetem számfejtésre, amennyiben hibát talál abban az esetben pedig küldi a már korábban említett e-mailt és a javítások után újra ellenőriztetném vele. IV. Ügyféltimesheetek elkészítése summary-ből 3. Ügyfél timesheetek lezárása, számlázás folyamata Az ügyfelek esetében a forrás táblázatunk ismételten a Sprint summary táblázata lesz. Ebből jelenleg aktuálisan a “Project timesheet” elnevezésű fület használom erre a célra. Ez egy pivot tábla amelyen a megfelelő szűrőket alkalmazva szoktam letölteni az adott ügyfélhez tartozó adatokat, amelyből az ügyfél timesheetet készítem. A pivot táblázatban az alábbi szempontok alapján szűrök: • Client/Ügyfél - kizárólag egyet választok ki • Month - az aktuális hónap kerül kiválasztásra • Date - úgy állítom be minden esetben, hogy az összes adatot mutassa • Billable/Non-billable - mindenképpen a billable tételekre szűrök, mert ez a timesheet a számlázás alapját képezi, így csak a billable tételek kerülhetnek bele • Consultant - kiválasztom a projekten dolgozó tanácsadót. Lehet olyan eset, hogy valamelyik projekten többen is dolgoznak egyszerre, ez esetben is egyszerre csak egy tanácsadó kerül kiválasztásra. Amennyiben a fenti szűrök alapján lekértem a pivot tábla adatait, akkor ezt a kapott táblázatot, egy üres excel sheetbe átmásolom és a megfelelő módon elnevezve, lementem az adott ügyfél mappájában a megfelelő helyre. Amennyiben több tanácsadó is dolgozik az érintett projekten, abban az esetben az excel dokumentumban külön-külön munkalapra másolom át a megfelelő adatokat és a munkalapok elnevezése az adott tanácsadó neve lesz. Hogy ennek is látható legyen a formátuma, így ehhez is egy mintát feltöltök a mappánkba. Ez az elkészített ügyfél timesheet a bemásolt adatok alapján összesíti az órákat, abból kiszámolja a dolgozott napokat és a beírt napidíj alapján a számlázandó összeget. Amennyiben ez elkészült, úgy ezt a drive dokumentumot letöltöm egy xls fájlba, amiből bizonyos oszlopok törlésre kerülnek, mert az ügyfélnek kiküldött timesheetnek azok nem képezik részét. A letöltött xls fájl e-mailben kerül kiküldésre, amely mellé küldök egy teljesítésigazolást is (ennek a formátuma változó, mert van ahol az ügyfél formanyomtatványa szerint kell kitöltve elküldenem, van ahol pedig a mi általunk készített példányt küldjük). A számla akkor készülhet el, amikor az ügyfél timesheet elfogadásra került és a mellé küldött teljesítésigazolás is az ügyfél által is aláírva visszaküldésre került. Ilyenkor a számlázó programban elkészítem a számlát, amit a megfelelő e-mail címre kiküldök. Amiben az AI asszisztens sok segítséget tudna szerintem nyújtani: • A pivot táblából lekért és átmásolt adatokból elkészített ügyfél timesheetet összevethetné a tanácsadó által vezetett timesheettel, hogy minden adat egyezik-e. • Amennyiben bármilyen hibát észlel, abban az esetben a már korábban említett módon, e-mailben elküldené a hibalistát, amelyet tételesen ellenőriznék mielőtt az ügyfélnek elküldöm. • Az ellenőrzést és az esetleges hibalista kiküldését én úgy gondolnám a leghatékonyabbnak, hogy az erre vonatkozó parancsot kiadnám az asszisztensnek, még azelőtt, hogy a drive excel sheet-et letöltöm az xls-fájlba, ugyanis így is időt takaríthatnánk meg. Alepvetően a hónapzárást és számfejtést illetően ezek a tevékenységek azok amelyek fixen minden hónap végén/elején elkészítendők, feldolgozandók. V. Ügyféltimesheetek ellenőrzése: 1. Ügyfél timesheetje az ott dolgozó tanácsadók óráinak összeg kell legyen, de tadácsadónként lebontva. 2. New consultant timesheetek adott emberkre és ügyfélre filterezve meg kell egyezzen az ügyféltimesheettel 3. A teljesített órák ne legyen több, mint a megrendelt órák: a. Kumuláltan – nézi a merendelőt és az adott megrendelőre amúltban és a jelen timesheetben könyvelt órák összegét – eltérés okozható b. Adott hónapra (pl. Allinaz esetében, ha heti 3 nap van rendleve, akkor egy 4,5 hetes hónapnál 4,5 x 3 = 13,5 nap kell legyen) – eltérés okézható VI. TIG elékészítése 1. Minden ügyfélre adunk egy gdocs TIG templatet 2. Ügyféltimesheetből legenerálja a TIG-et matematikai levezetéssel VII. Irodavezető nyomtatja és/vagy másolja és mellékeli az ügyféltimesheet releváns részét és előkészíti draft levélben (címzettekkel) és csak a send gombot kell megynomni.